【背景】

学校法人の殆どが学生情報や職員情報、決算情報、営業情報を紙で保管していることが多い。

アクセスや管理ソフト等でテキスト情報等は管理出来ているが、実際には倉庫に保管している紙を見に行くことが多く、他ロケーションとは共有化出来ていない現状が多い。

電子化を用いて今まで出来なかったことや見えない工数がかかっていた部分を解消し、コストカットを目指すことをご提案させて頂きました。

【電子化の目的】

・倉庫まで保管用紙を確認しに行かないでも自分のＰＣで閲覧出来るようにする。

・プリントアウトが出来るようにする。

・閲覧やプリントアウトに権限を付けるようにする。

・簡単に検索できるようにする。

・分校舎でも閲覧できるようにする。

【うるる電子化作業】

１．倉庫までお引き取りにお伺い

２．うるる（勝どき）内でスキャニング

３．既存で使っていたアクセスを利用し、クエリでボタンを作り閲覧画面とプリントアウトを作成

４．ファイル名で紐付け

５．出張作業にてサーバーに入れ込み終了

【結果】

上記目的をすべてこなせるようになり、お見積り時の試算によると１年間で電子化イニシャルコストはペイできるようになった。