保管書類の電子化業務事例

案件の概要

お客様の業種：建設会社
ご依頼内容：保管書類の電子化業務
数量：2万冊
情報ソース：紙
納品方法：サーバー
納品形式：PDF、EXCEL

ご依頼の背景

各種書類を保管している倉庫が、キャパオーバーしてしまいそうだったため、保管期限が過ぎたものは可能な限り電子化し、原票を破棄したいとのこと。 また、保管期限が過ぎた資料でも、画像として残しておけば、仮に建築物の不備が見つかった場合でも証拠として残る為、電子化に取り組むことになったとのこです。

作業フロー

全国13拠点から原本回収→東京センターにてスキャン→中国センターにて2名一致のダブル入力作業（キングファイルタイトルをフォルダ+INDEX（建物名）をファイル単位として作成 ）→東京センターでデータ検品作業→スキャン画像ファイル名に中国センターで作成したINDEXデータのファイル名を一括変換→データ納品

ご提案内容

事前に提案書の形で、想定スケジュール、業務フロー、品質維持方法、セキュリティ対策をまとめてご提示しました。

うるるBPO から一言

大型案件においては、事前に想定できる範囲で作業仕様を取りまとめてからご提案させていただきます。そうすることで、お客様に具体的な作業内容をイメージしていただけます。