納期まで時間がない!その業務アウトソーシングできませんか?

「この納期、タイト過ぎるのでは…!?」と、目を疑いたくなるようなスケジュールに直面したときこそ、アウトソーシングの出番です。例えばデータ入力作業など、業務における一部を社員から切り分けるだけで、スケジュールに余裕が生まれ、さらには本来の業務の質を高めることにもつながるかもしれません。

事例名刺データの即日納品を求められたA社の場合

代理店A社は今、大手食品メーカーより、見本市への出展企画を請け負っています。企画の取りまとめから、扱う製品の管理、当日の進行管理、開催後のフォローまで一括で引き受ける大仕事。A社の担当部署では総力を挙げて、急ピッチで仕事を進めています。

 

そんな中、クライアントから提示された「このスケジュールでいきたい」のリクエスト。見本市開催の2週間後に別のイベントを控えているので、今回の見本市に来場した顧客へのフォローを翌日には行いたいとのことでした。そのためには、当日集めた名刺を即日にでもデータ化し始めなければなりません。

 

A社にとっても、自社が手がけた出展の動員状況を即日把握し、開催後のフォローを適切にスムーズに提案することで、クライアントの期待に応えたいという気持ちは大いにあります。

しかし、問題は納期と人手です。当日の会場を取り切り盛りするだけで、A社のリソースは限界。名刺を入力している時間がないのです。こうなったら忙しい他部署に泣きついてでも、人員を借りてくるしかないのでしょうか。

 

社内はともかく対外的な仕事においては、タイトな納期を求められたものの時間がない、というケースが派生しがちですね。そのような際には業務見直しも兼ねて、業務の切り分けを行うのがおすすめです。アウトソーシングに適している部分、社員が担うべき部分が明確化することで、納期や人手不足といった常時の課題に効率的に対処できるでしょう。

急ぎの入力こそ大得意!素早く正確にリーズナブルに行います

解決ソリューション

うるるBPOでは、これまで約400万枚を超える名刺を入力してきた実績があります。

 

通常の場合でも、名刺をお預かりしてから5営業日で納品(名刺10項目=名前/郵便番号/住所/電話番号/会社名/部署名/役職名/FAX番号/e-mail/URL入力×3000枚の場合)が可能。また、A社のような特別お急ぎのケースにも、最適なご提案をもって対応してまいります。

 

スピード対応と聞くと、データの正確さを心配されるかもしれませんが、ご安心ください。入力は2人体制で行われ、各々が入力したデータを照合してデータにミスがないかを確認。さらに当社独自の検証工程で入念にチェックを重ねることで、納品データの精度は99.98%を誇ります。

 

費用は10項目入力で1枚あたり31円。もし自社で行う場合、1枚の名刺入力におよそ75秒を要し、ミス防止の2回入力で、作業者の時給を1,600円と仮定すると、コストは1枚あたり約64円となります。このように比較すると、リーズナブルさがおわかりいただけるのではないでしょうか。「タイトすぎる…!」と困ったらぜひ、スケジュールや予算などをご相談ください。

さらにできること

名刺をデータ化した後、そのリストの宛先に対して、メール便、郵便、宅配便を「発送代行」いたします。また、自社で発送業務を行う場合でも、リストの宛先を印字した宛名シールを出力するお手伝いをいたします。

A社の成果

名刺入力をアウトソーシングすることで、会場で集まった名刺をすみやかにデータ化し、翌日中に納品することができました。間を置かず次回のイベント案内を発信できたことにクライアントは大変満足しており、A社は存在感を大いにアピールできたようで、新たな案件も動き出しました。

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