紙で溜まっていく書類をデータ化し検索できるようにしたい!

申請書などの類いは、定期的に大量発生しがちな紙の書類です。受け取ったら逐一すぐに入力し、データ化できれば言うことありませんが、忙しい中でそのような作業を行うのは至難の業。蓄積するほど整理が追いつかず、検索する手間も増してゆく紙の書類をスマートに処理する方法はないのでしょうか。

事例紙で受け付けた申請書類の整理に追われるBさんの場合

Bさんが勤める財団は、毎年決まったテーマで助成事業を募集しています。小規模な団体ですが活動は10年目を迎え、知名度が上がるとともに、事業への申請者数も年々増えてきました。

そこで困っているのが、膨大な量になる紙の申請書類。申請期間には全国から郵送で大量に書類が届くので、その書類の整理に相当な労力と人手を要します。そして、事業を始めた当初よりも申請者数がぐんと増えた近年では、申し込みのあった団体名や概要など必須事項のみをデータ入力するのも精一杯という状況。Bさんもこの時期はいつも、夜遅くまで入力作業に追われています。

これまでの申請書類はすべて紙で保管されており、過去の申請内容などを確認する必要があるときはその都度、ファイルを見返しながら検索してきました。

しかし年月を経て、すでにその量は目視で内容を検索するには困難なレベルとなりつつあります。次期以降からはデータでの受付なども検討していますが、

まずはこれまでの書類をデータ化できないものかと、Bさんはその方法を探しています。

これまで、必須事項だけの入力でも十分な時間がとれなかったという状況で、過去に遡ってすべての書類を職員の手で入力するのは現実的ではありませんね

。そして、情報が必要な際に膨大なファイルをめくって探し続けることも、今後さらに書類が増えていくことを考えると、変えていく必要があるでしょう。

お客様が検索しやすい形式で書類をすべてデータ化いたします!

解決ソリューション

手書き、活字にかかわらず、紙でしか手元にない書類のデータ化には、うるるBPOの「テキスト入力」をご利用ください。

書類の中にはおそらく、手書きのものも少なくないでしょう。その場合、解読しづらいものなども多く、慣れない者が作業をすると余計に時間を要します。

当社のオペレーターは数々の入力を行っているプロですので、手書き原稿も活字もスピーディーかつ正確に、入力してデータ化します。

また、内容によっては「申込書入力」というサービスもご利用いただけます。

基本的にはテキスト入力と同様、手書きや活字で記入された申込書を入力するサービスですが、申請書のデータをXLSやCSVなどの表形式でデータ化したい

場合などに適しています。

どのような内容の書類を、どのようにデータ化し、どう利用したいのか、お客様のご要望を丁寧にお聞きして、最適なご提案をいたしますので、営業アドバイザーにご相談ください。入力し、過去の書類をデータ化することで、これまでとは比べものにならないほど書類の検索がスムーズになることを実感していただけるはずです。

さらにできること

どのような内容の書類を、どのようにデータ化し、どう利用したいのか、お客様のご要望を丁寧にお聞きして、最適なご提案をいたしますので、営業アドバイザーにご相談ください。入力し、過去の書類をデータ化することで、これまでとは比べものにならないほど書類の検索がスムーズになることを実感していただけるはずです。

B社の成果

申請書のデータ化をアウトソーシングしたことで、入力作業や書類の検索に時間をとられることなく、本来最も大切にすべき審査作業に注力できるようになりました。データでの受付が可能になっても、紙で応募してくる申請者はたくさんいます。次期も同様のサービスを利用したいと考えています。

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