懸賞ハガキの入力・集計・抽選・・・処理作業にいつも手一杯!

プレゼントキャンペーンなどの実施に伴い発生する、懸賞ハガキの処理作業。集まったハガキのデータ入力に始まり、集計、抽選、当選者への商品発送まで、相当な時間を割く必要があります。より多くのキャンペーンを打ち、より多くのデータを処理したいと考えた場合、これらの作業をどんな方法で行えば効率的に捌けるのでしょうか。

事例キャンペーンを多く手がけるPR会社A社の場合

PR会社のA社は、クライアントから依頼される新商品キャンペーンの手法のひとつとして、たびたびプレゼント企画を提案・実施しています。的確なプレゼント企画を行えれば、潜在顧客のリサーチができるのはもちろん、メディアに対して商品をアピールする絶好の機会にもなるので大変有効です。応募の打ち出し方、懸賞ハガキに掲載するアンケート項目の設計の巧みさで、クライアントからも好評なA社のこの提案。ところが運営側としては毎回頭を抱えているのが現実です。なぜなら、人材に余裕のないA社にとって、集まった懸賞ハガキの入力や集計作業がかなりの負担となっているからです。

幸か不幸か、最近はクライアントがぐんと増え、こうした案件が重なると対応が難しくなりつつあります。すでに、以前よりも納期を少し長めにもらうなど、クライアントに頭を下げる事態も発生しています。新たな採用も検討していますが、そこにもなかなか時間を割くことができず困っています。

せっかくクライアントから評価を得ているA社のこの企画。クライアントからの印象も企画の質も落とさず、安定的に請け負うための体制を整えるには、どうすればよいのでしょうか?

懸賞ハガキの処理は、コスト&納期ともにアウトソーシングが賢い!

うるるBPOには、懸賞ハガキのお客様情報のデータ入力を代行する「応募ハガキ入力」サービスがございます。お預かりしたハガキの項目を入力し、エクセルなど指定の形式にまとめて納品いたします。また、ハガキに記載されたアンケート回答の集計や、抽選などのサービスも併用いただけます。

アウトソーシングに出すのなら自社で人材を採用したほうが得なのでは・・・?と考える方もいらっしゃるかもしれません。そこはぜひ、キャンペーンの有無に関わらず毎月必要になるランニング・コスト(人件費)と、必要な時にだけ支払うコストとの比較をしてみてください。例えば当社で入力を請け負う場合は、4項目(名前、郵便番号、住所、電話番号)なら10円/件〜、8項目(4項目+性別、年齢、択一問題2問程度)なら14円/件〜と低コストでお引き受け可能です。

また、入力の納期は、例えば3,000枚のハガキなら、4項目で3営業日、8項目で5営業日以内と非常にスピーディーです。素早い作業でありながら、当社独自のクロスチェック方式(2名で入力を行い、データの相違点から誤入力を検出)によって、限りなく100%に近い高精度を維持しておりますので、安心してご利用ください。

さらにできること

何かと煩雑になりがちなキャンペーンなどの事務局運営をお引き受けする「事務局運営代行」サービスもございます。時間がなくて細かなディレクションに手が回らない、事務局開設に時間がかかる、社内のリソースがノンコア業務に注力してしまっているなどの問題に心当たりがある場合は、ぜひご相談ください。

A社の成果

懸賞ハガキの処理作業はすべて、アウトソーシングすることに決めました。社内のリソースを気にせず同様の仕事を受注できるようになったため、新たに数社のクライアントとの契約も交わすことができました。ハガキ入力のアウトソーシングが思いがけず業績アップにまでつながり、非常に驚いています。

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