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契約書を電子化したい(全社で使える管理台帳の作成について)

お役立ち
2022.10.17

契約書を電子化したものの、台帳の記載形式がバラバラで一元化できない…。

そんなお悩みはありませんか?

たとえ契約書を電子化(スキャン)したとしても、誰でも管理・検索ができるようにしなくては、せっかくのデータを活用することができません。

きちんとルールを統一した台帳データを作成できれば、自社サーバーでの保管に使用することはもちろん、

電子契約サービスを導入した際、過去データのインポートも簡単になります。

契約書台帳作成のポイントは、2点あります。

1.管理に必要な項目を決める

2.作業ルールを設定し、入力仕様書を作成する

どちらも当たり前のように思えますが、契約書は部門によって取り扱う種類が異なることも多く、運用は各部門に任されていることも多いです。

各担当者がそれぞれ管理していると、部門によって独自のルールで管理がされていて、統一化できていないケースがよくあります。

では、実際に台帳作成はどのように進めていけばよいか、簡単にお答えいたします。

1.管理に必要な項目を決める

まず契約書を一元化した場合、必要な契約書を探すとき、どのような情報で絞り込んでいくのか?どういった項目があれば簡単にピックアップができるのか?を考えていきます。

もっとも一般的なのが、下記の項目です。

管理番号 / 契約書名 / 契約締結先 / 契約締結日 / 契約開始日 / 契約終了日

上記以外にもたとえば部署ごとの管理が必要な場合、締結元部署名を記入したり、逆に不要な項目を削ったり、管理方法に合わせて必要な項目を設定します。

2.作業ルールを設定し、入力仕様書を作成する

入力項目が決まったら、次は入力にあたっての作業ルールを設定します。

項目を決めれば、同じデータが出来上がるんじゃない?と思うかもしれませんが、これが意外とうまくいきません。

たとえば、「契約締結日」を入力するにしても、年は和暦で記載するのか、西暦で記載するのか。

西暦で記載するとして、4桁入力するのか、下2桁を入力するのか。数字8桁(20220401)で入力するのか、スラッシュ区切り(2022/04/01)で入力するのか。

など、年月日ひとつ取っても入力方法にゆれが発生してしまう可能性があります。

また、もしシステムへの取り込みを検討しているのであれば、英数字の全角/半角を統一するなど、

システムのインポートルールに合わせてデータを作成する必要があるかもしれません。

上記のような事態を防ぐために、事前に作業ルールを定めた入力仕様書を作成しておくことが望ましいです。

契約書台帳を作成するにあたっては、

・管理に必要な項目を決めること

・作業ルールを設定し、入力仕様書を作成すること

が重要であることをご説明いたしました。


とはいえ、管理のために必要な項目って結局どれなの?他社ではどのように管理しているの?

入力仕様書といっても、どんな風に作成すればいいの?と、お悩みの方もいらっしゃるかと思います。

うるるBPOでは、入力・スキャンをはじめとしたBPO事業を20年以上行っており、特に近年は契約書のスキャンや、契約書情報の入力のご相談を多数承っております。

そのため実際の業務のみならず、具体的な他社事例のご紹介や、それを元にした最適な管理方法のご提案、さらに仕様書の作成まで一貫してのサポートが可能です。

 

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