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データ入力の課題と効率化する3つの方法

お役立ち
2025.01.28

データ入力は、企業にとって欠かせない業務のひとつです。例えば、一般的に企業は他社と協力してビジネスを遂行したり、課題解決や経営を効率化するために他社のサービスを利用したりするため、契約書や請求書などに文字を入力する業務が発生します。また、顧客満足度調査などを行うためにアンケートを実施することがありますが、アンケート結果は集計してわかりやすいようにまとめる必要があります。この際にもデータ入力が必須です。

 

このように、データ入力は企業にとって避けられない業務ですが、膨大な作業量や入力ミスなどが発生しやすく、データ入力に対して課題を抱えている企業も少なくないでしょう。また、企業の中には、どのように効率化すればいいのか知りたいという方もいるのではないでしょうか?

 

そこで、今回は企業が抱えやすいデータ入力の課題や効率化する3つの方法について解説しますので、興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

 

データ入力業務で企業が抱えている3つの課題

データ入力業務で企業が抱えやすい課題は、大まかにわけて3つあります。それぞれの課題について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

 

作業コストが大きい

1つ目の課題は、作業コストが大きいという点です。

 

データ入力業務は、企業のコア業務ではありませんが作業コストは非常に大きくなります。なぜなら、一つ一つの作業の負担は少ないですが、全体の数は膨大にあるからです。単調な作業になりますが、それが原因で集中力が欠けてしまったり、ミスを起こさないように注意することで精神的なストレスを従業員が抱えやすかったりします。

 

また、データ入力業務の作業量が膨大な場合、従業員が残業をする必要があります。そのため、企業の金銭的な負担も大きくなりやすいです。

 

入力ミスが発生しやすい

2つ目の課題は、入力ミスが発生しやすいという点です。

 

データ入力業務は、非常に単調な作業です。しかし、扱うデータは非常に重要なため、ミスが発生するとデータの信頼性を損なう可能性があります。例えば、事前に入手したWeb上の口コミや競合他社の売上価格などのデータを自社システムに転記する際、内容にミスがあると間違ったデータを活用してしまうことになります。

 

また、データ入力作業の中には、顧客へ見積書を作成するなどといったものもありますが、間違った作業内容や料金を送付するとトラブルに発展するケースも珍しくありません。この場合、会社全体の信頼も失墜してしまう可能性があるため、データ入力作業を行う際は、入力ミスに対して十分に注意を払う必要があります。

 

作業スピードに個人差が生まれる

3つ目は、作業スピードに個人差が生まれるという点です。

 

データ入力作業は複数人で行うケースが多く、従業員によってはタイピングが不慣れで処理内容にミスが多い人や処理が遅い方、知識がなく作業がその都度ストップしてしまう人などもいます。特に、タイピングが苦手な従業員は作業を終えるのが遅いため、残業になってしまうケースも珍しくありません。結果的に、企業が抱えるコストは大きくなったり、疲労がたまることで従業員のモチベーション低下につながったりする可能性もあるでしょう。

 

データ入力業務を効率化する3つの方法

データ入力業務は単調な作業ですが、重要なデータが多く、ミスなく正確に転記をする必要があります。データ入力業務が非効率になっている場合、従業員や企業の負担が大きくなるため、効率化することが求められるでしょう。

 

ここでは、具体的にデータ入力業務を効率化する方法を3つ紹介しますので、データ入力作業の効率化に向けて改善を図りたいという方は、ぜひ参考にしてください。

 

業務マニュアルを作成する

1つ目は、業務マニュアルを作成することです。

 

業務マニュアルを作成することで、データ入力の手順を明確にすることができます。これにより、作業効率が向上させられるため、不明点のやり取りや部門全体の処理能力を引き上げることが可能です。

 

また、業務マニュアルがあることで、データ入力作業に不慣れな新入社員なども作業を効率的に進めることができます。新人教育や業務の品質管理にも貢献してくれるため、データ入力する人に関係なく一定の品質を担保することが可能です。

 

エクセルのマクロを活用する

2つ目は、エクセルのマクロを活用することです。

 

エクセルには、マクロ機能やVBAによるマクロ作成機能が搭載されています。これをうまく活用すればエクセル上で操作した手順を繰り返して作業を自動化することが可能です。例えば、商品価格表をもとに見積書を転記している企業も多いですが、そのような転記作業を自動化することができます。

 

データ入力代行業者を利用する

3つ目は、データ入力代行業者を利用することです。

 

データ入力代行業者は、企業のデータ入力作業を代行してくれる業者を意味します。例えば、名刺の入力や名簿の入力、文字入力などの代行が可能です。また、業者によってはアンケート入力やWebからの情報収集作業なども依頼できます。

 

データ入力代行業者を利用すれば、自社で行わなければならないデータ入力作業をすべて外部に委託することができます。これにより、自社が抱えるデータ入力の課題を一掃することができるので、データ入力作業の効率化を検討しているすべての企業におすすめです。

 

データ入力業務を効率化することで獲得できるメリット

データ入力作業を効率化することで獲得できるメリットは3つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説します。

 

工数の削減

1つ目は、工数の削減です。

 

データ入力作業を効率化することで、本来自社がやらなければならない作業を削減することができます。例えば、エクセルの機能を使って転記を自動化すれば、入力作業を減らすことが可能です。また、データ入力代行業者を利用すれば、すべてのデータ入力作業を委託できるため、従業員はコア業務に集中することができるでしょう。

 

入力ミスの防止

2つ目は、入力ミスの防止です。

 

例えば、データ入力代行業者を利用する場合、2人が同じ内容を別々に入力し差異を発見するダブル入力方式を採用しているところもあります。また、1人目の入力が終わった後に2人目が後追い入力をして差異を発見するベリファイ入力方式を用いている業者もあるため、入力ミスの防止が可能です。

 

タスク処理の効率化

3つ目は、タスク処理の効率化です。

 

データ入力作業を効率化すれば、自動化できたり、業者に作業を委託できたりするため、タスク処理の効率化が期待できます。これにより、社内全体の生産性が高まり、企業成長につながる効果も獲得できるため、企業にとって大きなメリットがあるといえるでしょう。

 

まとめ

今回は、データ入力の課題と効率化する3つの方法について解説しました。データ入力を効率化することで、工数の削減や入力ミスの防止につなげられたりします。これにより、従業員の負担が減り、品質の高いデータを活用できるようになるため、企業に大きなメリットがあるでしょう。

 

企業によってデータ入力作業を効率化させる方法への取り組みは変化しますが、データ入力代行業者を選択してすべての作業を委託したいと思われている企業もいるのではないでしょうか?そのような企業は、うるるBPOのデータ入力サービスがおすすめです。

 

うるるBPOのデータ入力サービスは、名刺入力や文字入力などさまざまなデータ入力作業を委託することができる業者です。また、ダブル入力方式やベリファイ入力方式を採用しているため、品質の高いデータを受け取ることが可能です。興味がある方は、下記のURLからお気軽にご相談ください。

 

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