データ入力を自社でやるべきか?メリット・デメリットを解説

データ入力は、多くの企業で日常的に発生するタスクのひとつです。例えば、見積書を発行する際には、その顧客の要望に合わせたプラン内容や料金を入力しなければなりません。また、アンケートを紙で実施した場合、それを自社のシステムに転記してうまくデータを活用できるようにする必要があります。
このように、データ入力作業は必須業務となりますが、企業の中には自社でやるべきかそれともアウトソーシングすべきか迷われている方もいるのではないでしょうか?データ入力作業は単調ですが、作業量が膨大で企業全体の負担になることがあります。また、アウトソーシングをする場合でも情報漏洩などが気になる方も少なくないでしょう。
そこで、今回はデータ入力を自社で行う際のメリットとデメリットについて詳しく解説します。自社で対応するべきかそれともアウトソーシングを利用したほうがいいのか迷われている方は、ぜひ参考にしてください。
データ入力を自社でやる3つのメリット
データ入力を自社のみで実施するメリットは、大まかにわけて3つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、早速チェックしていきましょう。
外部に機密情報や個人情報を預ける必要がない
1つ目は、外部に機密情報や個人情報を預ける必要がないという点です。
データ入力業務をアウトソーシングする場合、外部の業者や個人等に入力して欲しい情報を預けて作業をしてもらうことになります。そのため、外部から自社の所有する情報が漏洩する可能性は全くないとは言い切れません。
例えば、名刺には取引先の名前や電話番号などの情報が含まれます。また、応募ハガキを入力する際も顧客の個人情報を共有することになるため、リスクを感じる企業もいるでしょう。
一方、自社でデータ入力をする場合は、社外に情報を持ち出す必要がありません。これにより、自社のみで適切に情報を管理すれば、漏洩する心配がないので、その点が大きなメリットです。
規模や範囲によってはコストを少なくできる
2つ目のメリットは、規模や範囲によってはコストを少なくすることができるという点です。
例えば、小規模のデータ入力業務を行う場合、自社の少数の社員で対応したほうがコストは安く済む可能性があります。そのため、規模が小さく、予算をあまりかけられない企業にとっては自社でデータ入力を行うとメリットを感じられるかもしれません。
しかし、逆にデータ入力業務が非常に多い場合、自社のみで行うと従業員をコア業務から割く必要があったり、残業が発生したりするため、コストの負担が大きくなる心配があります。
外部の業者等に依存することがない
3つ目のメリットは、外部の業者に依存することがないという点です。
データ入力作業をアウトソーシングする場合、当然自社以外で入力作業を行うことになるため、従業員がデータ入力作業に必要な能力を身に付けたり、スキルを向上させたりすることが難しくなります。
一方、自社のみで対応する場合は、実力やノウハウ、知恵を社内で保ことができるため、外部の業者にデータ入力作業を依存しなくても済みます。
データ入力を自社でやる5のデメリット
このように、自社でデータ入力をやる場合はいくつかのメリットがありますが、逆にデメリットも数多く存在します。メリットだけでなく、しっかりとデメリットも確認して最適なほうを選択するのがおすすめです。
データ入力や事務処理の負担が非常に大きい
1つ目のデメリットは、データ入力や事務処理の負担が非常に大きいという点です。
自社のみでデータ入力を行う場合、自社の従業員がすべてのデータ入力に対応することになります。そのため、社員の事務処理やデータ入力の負担が非常に増えることになるでしょう。
従業員に作業の負担が増えることで、業務プロセス全体や事務処理に遅延が発生し、顧客が満足するサービスを提供することが難しくなります。これにより、経営への悪影響が懸念される場合があるでしょう。
また、離職率上昇の要因にもなります。データ入力作業は単調な作業・繰り返しの作業・日々発生する作業です。そのため、従業員の中には、これらの作業にやりがいを感じられない人も少ないでしょう。結果的に、従業員が社内に定着しづらくなり、人手不足などが発生する可能性もあります。
コア業務に集中できなくなる
2つ目は、コア業務に集中することができなくなるという点です。
前述した通り、自社のみでデータ入力作業を実施するとコア業務に加えてデータ入力作業が発生することになります。そのため、従業員に時間の余裕がなくなり、多くの入力作業が溜まってしまうとコア業務よりも入力作業を優先する社員も増えてくる可能性があります。
また、時間に余裕がなくなるため、利益や売上を増やすための仕事ができなくなります。社員は入力作業に追われて、コア業務が疎かになり、さらに売上を上げるための企画も練りづらくなるため、企業の将来性にも影響を与える可能性があるでしょう。
新人教育に時間やコストがかかる
3つ目は、新人教育に時間やコストがかかるという点です。
データ入力は単調な作業になりますが、ミスをしないように入力したり、何かの規則に従って転記したりする必要があります。自社でデータ入力を行う場合、データ入力をする人に対しての教育などが必要になるため、新人教育に時間やコストが発生することが多いです。
人為的なミスが発生しやすい
4つ目は、ヒューマンエラーが発生しやすいという点です。
データ入力代行業者とは異なり、自社でデータ入力をする場合は、知識や経験がない社員が作業をすることになります。そのため、入力ミスが発生しやすいです。
もし、入力ミスが発生すると企業は間違ったデータを活用してしまうことになります。そのため、商品開発に間違ったデータを使ってしまったり、名前や住所を間違えて顧客や取引先に迷惑をかけたりする可能性も少なくありません。
データ入力作業は正しく入力してはじめてそのデータを活かせる状態になります。しかし、ヒューマンエラーが発生すると間違ったデータを活用してしまうことになるため、自社でデータ入力をする場合は、品質をしっかりと担保できるように努めなければなりません。
すべてのデータ入力が完了するまでに時間がかかる
5つ目は、データ入力が完了するまでに時間がかかるという点です。
自社でデータ入力を行う場合、その作業に割り当てることができる社員数は限られています。そのため、膨大なデータ入力作業が発生したとき、完了までに多くの時間を要します。
一方、データ入力代行業者などにアウトソーシングをすれば、短期間で膨大な量の入力作業を完了させることができます。そのため、急にデータ入力作業が必要になったときや短期間で作業を完了させたい場合は専門業者にアウトソーシングをするのがおすすめです。
まとめ
今回は、データ入力作業を自社でやるメリットとデメリットについて詳しく解説しました。自社のみでデータ入力を行う場合、コストの増加やデータ品質を保てないという課題が浮上することが多いです。そのため、企業の中には、データ入力のアウトソーシングを検討している方も少なくないでしょう。そのような企業は、『うるるBPOのデータ入力サービス』がおすすめです。
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