データ入力代行を利用する5つのシーン！需要が高く依頼する企業多数

現在、企業にとってデータ入力作業は欠かせません。基本的にパソコンを使用していない企業は少なく、DXの推進やペーパーレス化などによって今まで以上に紙に書かれた情報をデータ化しなければならない機会は増えました。しかし、企業はデータ入力作業だけでなく、コア業務に集中していかなければならないため、データ入力代行を利用しているところが非常に多いです。

実際に、データ入力代行の利用を検討している企業も少なくありませんが、どのようなシーンでデータ入力代行を利用している企業が多いのかあらかじめ知っておきたいという管理者もいるのではないでしょうか？また、実際にデータ入力代行を利用した企業がどのような課題を解決することができたのか把握したいという人も少なくないでしょう。

そこで、今回はデータ入力代行を利用するシーンや導入事例について詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

データ入力代行を利用する5つのシーン

企業がデータ入力代行を利用するシーンは、大まかに分けて5つあります。ぞれぞれのシーンについて詳しくご紹介していきますので、早速チェックしていきましょう。

ペーパーレス化

1つ目のシーンは、ペーパーレス化を推進する際です。

DXを推進するためには、企業が持つ情報をデータ化して分析できるようにしなければなりません。また、社内で情報を効率よく検索できるようにして従業員が効率的に仕事を進められる環境を作る必要があります。そのためには、企業が持つ情報をデータ化しなければなりません。つまり、ペーパーレス化を推進する必要があるのです。

ペーパーレス化は、紙に書かれた情報を電子データで扱えるようにすることであり、書類によって手作業でデータ入力を行わなければならないものもあります。そして、企業がデータ化しなければならない書類は膨大にあるため、データ入力代行を利用してスピーディーにペーパーレス化を推進するところが増えています。

商品情報や顧客情報の入力の増加

2つ目のシーンは、商品情報や顧客情報を入力する際です。

ECサイトやオンラインサービスの普及によって商品データや顧客情報の入力・更新作業が必要になることがあります。扱う商品数や顧客数によっても異なりますが、自社のみで対応すると社員の負担が大きくなるケースも珍しくありません。また、コア業務が疎かになってしまうため、データ入力代行を利用して作業を完全に任せる企業も多いです。

ウェブサイトの更新作業

3つ目のシーンは、ウェブサイトの更新作業です。

多くの企業はウェブサイトを所有していますが、サービスの変更や追加が発生した場合に更新作業が必要になります。また、コラム記事など定期的に情報発信をしているウェブサイトの場合は、かなりのデータ入力作業が発生します。

アンケートのデータ化

4つ目のシーンは、アンケートのデータ化です。

企業が実施するアンケートは大量の回答が集まることも珍しくありません。それを自社の社員のみでデジタル化する場合、かなり時間と人件費がかかります。また、手書きのアンケートの回答を従業員が入力するケースでは、記入漏れや記入ミスなどが発生しやすいです。そのため、アンケートの集計やデータ化を行う際にデータ入力代行を利用して効率的に作業を行う企業が多いです。

名刺のデジタル化

5つのシーンは、名刺のデジタル化です。

企業が営業や他社と交流をする際に名刺の交換は必須であり、受け取った名刺は今後の営業活動に活かせるため、適切に管理しなければなりません。しかし、名刺交換の頻度が多いと管理している名刺が膨大になり、連絡を取りたい人の名刺を探し出すのに時間がかかる場合があります。

また、紙で名刺を保管すると紛失や劣化の懸念があります。もし、名刺を失くしてしまったり、読めなくなってしまったりすると重要な情報を失ってしまうことになるので、企業にとって損失となるでしょう。

そのため、現在多くの企業は名刺をデジタル化しています。名刺をデジタル化することによって検索性の向上を期待することが可能です。例えば、企業名や名前で検索をすれば、関連する名刺をコンピューターにピックアップしてもらうことができます。これにより、簡単に必要な名刺を取り出すことができるので、非常に便利です。また、電子データはクラウドストレージなどで適切に管理していれば、紛失や劣化の心配がなくなるため、その点も大きなメリットです。

このように、名刺の電子化にはメリットがありますが、名刺の数は膨大になるため、データ入力代行を利用して効率的に作業を済ませる企業が増えています。

実際にデータ入力代行を利用した企業の導入事例3選

次に、実際にデータ入力代行を利用した企業の導入事例について解説します。課題やデータ入力代行を利用して解決できたことについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

株式会社商業科学研究所

株式会社商業科学研究所は、クライアント企業のマーケティングに関する調査や分析を行い、戦略構築支援を実施している企業です。そのため、クライアント企業の来店客に対してアンケート等を実施する機会がありました。しかし、膨大な量の来店客アンケートをOCRで読み取り、社内の人員でチェックするとかなりの人的コストが発生していたため、その作業をデータ入力代行業者に委託しました。そうしたことで、自社でアンケートデータを入力する必要がなくなり、大幅なコストカットを実現しています。

エーアイシーテック株式会社

エーアイシーテック株式会社は、電子部品・コンデンサの製造メーカーです。元々、顧客から受け取った名刺を各担当者が管理していましたが、それぞれの担当者が持っているコンタクト先が把握できない状態だったので、名刺のデジタル化を企業で推進することになりました。国内と海外を合わせて15,000枚ほどの名刺があり、自社のみで対応することは難しいため、データ入力代行業者にその作業を委託しました。

データ入力代行業者に委託したことで、15,000枚ほどの名刺を2～3週間でデータ化することができました。また、名刺をデジタル化することで、一元的にメールマガジンを送信できるようになったり、配信結果を分析しながら改善のPDCAを回せるようになったりしています。

株式会社京都廣川書店

株式会社京都廣川書店は、顧客名簿のデータ入力を専門業者に委託しました。名簿を電子化することで、名簿の更新に必要だった工数を全てカットすることができるようになりました。また、データ入力代行を利用したことで、メインの教科書制作に集中して取り組むことができるようになっています。

まとめ

今回は、データ入力代行を利用するシーンや導入事例について詳しく解説しました。データ入力代行業者を利用すれば、すべてのデータ入力作業を委託することができるので、企業はコア業務に集中できるなどのメリットがあります。そのため、これから委託を検討している企業も多いと思いますが、どこに依頼をすればいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか？そのような企業は、『うるるBPOのデータ入力サービス』がおすすめです。

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