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キャンペーン事務局は代行すべき？データ入力代行業者の作業内容も解説
全国各地で展開されるキャンペーンにおいて、応募情報やアンケート結果などの膨大なデータをどのように管理するかは、キャンペーン事務局の運営効率に直結する大きな課題です。特に、複数のキャンペーンを並行して進行していたり、全国規模でキャンペーンを実施していたりする企業では、社内のリソースだけで対応しきれないケースも少なくありません。
現在、このようにリソース不足などの課題を抱えている企業は、それを解決するためにデータ入力業者に外部委託する企業が非常に多いです。実際に、同じ課題を抱えている企業の中には、データ入力代行業者を利用すれば、キャンペーンの実施や管理においてどのような課題を解決することができるのか、どのようなメリットを得られるのか知りたいという方も少なくないでしょう。
そこで、今回はキャンペーン事務局がデータ入力代行業者に外部委託する理由やデータ入力代行業者を利用するメリット、実際に依頼した場合の作業内容について詳しく解説しますので、興味がある方はぜひ参考にしてください。
キャンペーン事務局がデータ入力を外部委託する理由
はじめに、キャンペーン事務局がデータ入力代行に外部委託する理由を2つ紹介します。委託する理由を知ることで、現状において多くのキャンペーン事務局が抱えている課題がわかるので、ぜひチェックしてみてください。
全国規模の場合、社内対応だけでは運用ができない
1つ目の理由は、社内だけで運用することができないという点です。
キャンペーンの実施範囲が全国規模になると、応募数が一気に増加し、社内のリソースだけで対応することが非常に難しくなります。大量の応募データの入力や不備確認など、手間のかかる業務が発生するのにもかかわらず、限られた人員だけでそれに対応しなければならないため、人的ミスや対応の遅れが起こりやすいです。結果的に、自社だけでは対応しきれないという状況になるため、外部委託せざるを得ないという企業が多くなります。
複数の案件が並行稼動するため
2つ目は、複数の案件が並行稼働するためです。
キャンペーンは、一つの案件が終わる前に次の企画が始まることも珍しくなく、複数案件を同時に管理する必要があります。案件ごとに異なる条件やフローが存在するため、全てを社内で処理するには限界があります。そのため、外部委託せざるを得ない状況が起こるというわけです。
実際に、応募受付やデータ入力といった共通部分を外部に任せることで、社内は企画立案や問い合わせ対応など、付加価値の高い業務に集中できます。キャンペーン事務局にとってメリットがあるため、データ入力代行業者を利用する企業が増えています。
キャンペーン事務局がデータ入力代行を利用するメリット
実際に、キャンペーン事務局がデータ入力代行業者を利用することで、数多くのメリットを獲得することができます。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのか解説しますので、ぜひ参考にしてください。
リソースを確保することができる
1つ目のメリットは、リソースを確保することができるという点です。
キャンペーンの実施には、応募情報の受付やデータ入力、検品、重複チェックなどさまざまな業務が発生しますが、それらをすべて社内で対応するためにはかなりのリソースが必要です。特に、コア業務と並行して対応しなければならない企業では、専任スタッフの確保が難しくなり、処理の精度やスピードに影響が出ることもあるでしょう。
一方、データ入力代行業者に委託すれば、社内リソースを企画や対応業務に集中させることが可能となり、全体の運用効率を高めることができるため、その点も大きなメリットのひとつといえます。
繁忙期に合わせて体制を組むことができる
2つ目は、繁忙期に合わせて体制を構築できるという点です。
キャンペーンを定期的に実施していてもそのときの需要や人気などによって応募件数に大きな波があるケースも多く、常に同じ体制で対応するのは効率が悪くなります。もし、人員が少ない場合、人手の確保が間に合わず、対応が滞るリスクがあります。逆に、多くの人手をキャンペーンに割り当てる場合、コア業務の人手が少なくなるため、経営に悪影響を与える可能性も高いです。
データ入力代行業者を利用すれば、繁忙期に合わせて体制を組むことが可能になります。応募件数が多いときだけデータ入力代行業者を活用して体制を整えることができるので、キャンペーンの応募件数に波があるときでも柔軟に対応することができるようになるでしょう。
データ入力代行業者に委託するとどのような作業が行われるのか？
データ入力代行業者に委託するとどのような作業が実際に行われるのか知りたいという方も少なくないでしょう。ここでは、具体的にキャンペーン事務局から依頼を受けた際のデータ入力代行業者の作業内容について詳しく解説します。
前処理
前処理では、シールはがしや混在確認、スキャン、通数カウントなどをデータ入力代行業者が行います。これにより、正確で効率的なデータ入力を実現することが可能です。
データ入力
前処理の後に、データ入力作業を行います。データ入力代行業者によっても異なりますが、正確性を担保するために2名一致でのデータ作成を行うところもあります。
検品
検品では、不備条件のチェックや不備データ及び正常データの作成、不備画像のピックアップなどをデータ入力代行業者が行います。これにより、納品データの正確性と信頼性を確保し、スムーズな後工程につなげることが可能です。
不備確認コール
不備確認コールでは、重複応募や住所不備の確認などが行われます。これも同様に正確な抽選等を行うために実施される作業です。
データ納品
データ納品の際は、正常データや不備データ、不備画像、件数表などがクライアントに提出されます。
うるるBPOに依頼するメリット
データ入力代行を検討している企業は、うるるBPOに依頼すると大きなメリットを獲得できます。具体的にどのようなメリットがあるのか解説しますので、ぜひ参考にしてください。
万全のセキュリティ体制を整備
1つ目は、万全のセキュリティ体制を整備している点です。
キャンペーンでは、基本的に景品送付ありきの業務になるため、景品を送る際に必要な個人情報を常に取り扱う必要があります。そのため、うるるBPOでは応募はがき等を扱うために顧客の専用ルームを作り、物理的に万全のセキュリティを実現しています。これにより、情報を安全に管理することができるので、その点が大きなメリットです。
高精度のデータ入力を提供
2つ目は、高精度のデータ入力を提供してくれる点です。
キャンペーンの当選データの作成時には、当選条件を満たしているか、氏名、住所等の不備がないかなど、データ入力において高い品質が求められます。うるるBPOでは、それに応えるために、定期的な精度調査やデータ入力テストを繰り返し実施して精度の維持を図っています。これにより、高品質のデータを提供することが可能です。
まとめ
今回は、キャンペーン事務局が抱いている課題やデータ入力代行業者を利用することで獲得できるメリット、依頼した場合の具体的な作業内容について詳しく解説しました。データ入力代行業者の利用を検討している企業は、株式会社うるるの『うるるBPOのデータ入力サービス』を利用するのがおすすめです。
うるるBPOのデータ入力サービスは、万全なセキュリティ体制を整備し、定期的な精度調査やデータ入力テストを繰り返し実施することで品質を担保してくれます。興味がある方は下記からお気軽にご相談ください。
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