健診票のデータ入力は代行すべき？データ入力代行業者の作業内容も紹介

健康診断の結果を手作業でデータ化する作業は、想像以上に多くのリソースと時間を必要とします。特に、医療や人事部門など専門的な業務に集中してもらいたいケースでは、このようなノンコア業務にリソースを割くのは非常に大きな負担であるといえるでしょう。

また、OCRなどの自動化ツールの導入を検討した場合でも、自社のみの運用にハードルを感じる方も少なくありません。さらに、健診票のデータは個人情報を含む重要なものになるため、入力ミスが許されず、高い精度とセキュリティが求められます。このような理由から外部業者に委託する動きが加速しています。

そこで、今回はなぜ企業が健診票の入力業務を外部委託するのか、その理由を解説した上で、代行業者に委託した場合の作業内容について詳しく紹介しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

健康診断結果のデータ入力を外部委託する5つの理由

はじめに、健康診断結果のデータ入力を企業が外部委託する5つの理由について解説します。

企業のリソース不足の深刻化

1つ目の理由は、企業のリソース不足の深刻化です。

企業が健康診断結果のデータ入力に頭を悩ませる背景には、深刻な人手不足があります。現在は何とか社内対応で乗り切っているものの、実態としては気合で回している状態であり、すでに限界が見え始めているケースも多いです。現時点ではまだ対応できたとしても事業の成長に伴って健診件数が増えれば、対応しきれなくなる企業も少なくないでしょう。

特に、医療や人事といった専門職に入力作業のようなノンコア業務を割り当てることは非効率であり、彼らには本来の職務に集中してもらいたいというニーズがあります。

データ入力体制の構築が難しい

2つ目の理由は、データ体制の構築が難しいという点です。

健康診断結果のデータ入力を自社で行うためには、専任のスタッフを採用し、業務に必要な教育を行う体制づくりが必要不可欠です。しかし、実際はこの採用・教育にかかる時間や手間が大きな負担となり、現場での対応が追いつかないケースも少なくありません。

データ入力の精度を担保できない

3つ目の理由は、データ入力の精度を担保できないという点です。

健康診断の結果には、個人の健康状態や医師の所見といった非常にデリケートな情報が含まれているため、データ入力の精度は非常に重要です。しかし、自社内で体制を整えても、アルバイトや派遣社員などの人材に頼る場合は、スキルや精度にばらつきがあるため、安定したデータ品質を保つのが難しいのが現実です。

このような背景から実績や専門性のある業者に委託し、二重チェック体制などで精度を担保する方が安心だと考える企業が増えています。

OCR単独での完全な自社運用はハードルが高い

4つ目は、OCR導入後の自社運用にハードルを感じるケースが多いからです。

OCRを活用してデータ入力の効率化を検討する企業も少なくありませんが、実際には導入を見送ったり、運用面で課題を抱えてしまったりするケースがあります。実際に、「OCR導入の上で自社完結はあり得ますが、それ以外は難しい」という意見もあり、現状の技術や運用体制では外部委託が現実的な選択肢になる企業が多くなっています。

将来的なサービス範囲拡大への期待と懸念

5つ目の理由は、将来的なサービス範囲拡大への期待と懸念です。

企業の現状の課題として、提供サービスの伸び悩みや料金面、そして「データ化だけなのか？」というサービス範囲に対する疑問を持たれるケースも少なくありません。将来的には、単なるデータ入力に留まらず、付帯業務も含めた包括的なサポートを期待されている可能性があり、その点がクリアされない場合、「1つのサービスだけでは競争が難しい」という懸念を持たれる企業も多いです。

どのような企業が健診票のデータ入力は代行すべきなのか？

次に、どのような企業が健康診断結果のデータ入力を代行すべきなのかについて解説します。

コア業務に人員を集中させたい企業

1つ目は、コア業務に人員を集中させたい企業です。

特に、人手不足が慢性化している現場では、入力作業が大きな負担となりがちです。もし、データ入力代行業者を利用すれば、代わりに業者がデータ入力を行ってくれるため、企業はコア業務にリソースを集中させることができます。

データ入力の精度をデータ体制構築なしで実現したい企業

2つ目は、データ入力の精度をデータ体制構築なしで実現したい企業です。

自社で高精度なデータ入力体制を整えるには、人材の採用や教育、運用ルールの整備など多くの時間とコストが必要です。そのため、体制を構築せずに正確なデータ処理を実現したい企業にとって、外部の専門業者への委託は有効な選択肢となるでしょう。

コストを抑えたい企業

3つ目は、コストを抑えたい企業です。

自社でデータ入力体制を構築する場合、人材の確保やOCRの導入などさまざまな面でコストがかかります。しかし、データ入力代行業者に委託をすれば、委託にかかる費用のみで済むため、結果的にコストを抑えられる可能性があるでしょう。

健診票のデータ入力を代行するとどのような作業が行われるのか？流れを解説

では、実際にデータ入力代行業者に委託するとどのような作業を行ってくれるのでしょうか？ここでは、作業内容の流れについて詳しく解説します。

健康診断結果の受領

はじめにデータ入力代行業者は、クライアントからの健康診断結果を受領します。提出形式は紙の原本やコピー、PDFファイル、画像データなど多岐にわたります。データ入力代行業者は、これらの資料を受け取り、作業に適した形で整理します。

受付・仕分け・前処理

受領した健診結果の書類は、まず件数や内容に漏れがないかデータ入力代行業者側で確認が行われます。その後、スキャニング作業を円滑に進めるため、書類の向きを整えたり、ホチキスを外したりといった前処理が実施されます。

スキャニング

紙媒体で受け取った健康診断結果は、高性能なスキャナーを用いて一枚ずつ丁寧に読み取り、電子データとして保存されます。これにより、後のデータ入力や共有作業が効率化されます。

データ入力

データ入力代行業者はスキャンしたデータをもとに、氏名・生年月日・検査結果などの情報をオペレーターが正確に入力します。数値や所見など、読み取りづらい箇所も確認しながら、慎重に作業を行いながら情報がシステムへ登録されます。

二重チェック

データ入力代行業者は、入力されたデータの信頼性を高めるため、別の担当者が再度すべての項目を照合します。ダブルチェック体制により、人為的なミスを最小限に抑え、精度の高いデータを確保します。

データ整形

入力が完了したデータは、クライアントの指定フォーマットに合わせて整理・変換されます。CSVやExcelなど、業務で扱いやすい形式に整えることで、その後の活用がスムーズになります。

検品チェック

納品直前には、データ入力代行業者側でデータに抜けや誤りがないかを入念に検品されます。フォーマットの整合性や項目の整い具合まで確認し、安心して使える品質に仕上げてから納品の準備が進められます。

データ納品

完成したデータは、セキュリティに配慮した方法で納品されます。専用システムへのアップロードやパスワード付きファイルの送付など、安全性と利便性の両方を担保した方法で納品が行われます。

原本の破棄

クライアント側からデータ入力代行業者側に提出された原本は、契約内容に従って厳重に管理された上で、適切に返却または破棄されます。個人情報の取扱いにも配慮し、信頼性の高い運用が徹底されます。

データ入力の先に見えるものとは？～効率化が生み出す新たな価値～

企業がデータ入力代行を利用することで、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットを獲得することができます。しかし、魅力はそれだけでなく、データ活用という点で企業は大きなメリットを獲得することができるでしょう。

実際に、正確かつ効率的な入力が実現することで、企業は集計や分析といった次のステップがスムーズになり、迅速な意思決定につなげられます。そして、データ入力代行業者は、単なるデータ入力に留まらない価値を提供するだけでなく、顧客の前後付帯作業や本当の課題に寄り添ってくれるため、企業はデータ入力代行を活用することで、さまざまなメリットを獲得することができるでしょう。

まとめ

今回は、健診票のデータ入力代行のニーズや代行業者に委託した場合の作業内容について詳しく解説しました。実際に、データ入力代行業者に委託すれば、さまざまなメリットを獲得することができるので、利用を検討している企業も多いはずです。そのような企業は、健康診断に特化してデータ入力行っている株式会社うるるの『うるるBPOのデータ入力サービス』を利用するのがおすすめです。

うるるBPOのデータ入力サービスは、セキュリティ面は特に強みがあり、データ入力に関する知見・実績も豊富です。また、帳票の異なる健診表にも対応可能なので、興味がある方は下記からお気軽にご相談ください。

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